[Remote] Adjoint(e) Administratif(ve)

Note: The job is a remote job and is open to candidates in USA. Asban is a digital agency founded in 2013 in Odanak, Quebec, specializing in digital transformation for public, private, and indigenous organizations. They are seeking an organized and versatile Administrative Assistant to provide key administrative support, manage documentation, and handle various tasks related to accounting and customer service.

Responsibilities

• Vérifier la conformité des factures fournisseurs avec les bons de commande et les bons de livraison, puis les enregistrer dans le système comptable
• Signaler à l’acheteur toute non-conformité entre les factures reçues, les réceptions et les bons de commande
• Traiter les comptes de dépenses du personnel conformément aux politiques de l’entreprise
• Effectuer le suivi des irrégularités auprès des clients
• Émettre les chèques et assurer les suivis liés aux paiements
• Préparer et envoyer les paiements aux sous-traitants et aux fournisseurs
• Participer à la gestion de la paie en soutien aux processus administratifs établis
• Effectuer l’entrée, la mise à jour et le suivi des journées de congé, de maladie et autres absences dans ADP Workforce
• Veiller à l’exactitude des informations liées à la paie et aux dossiers administratifs des employés
• Préparer des devis, soumissions et propositions pour les clients
• Gérer les comptes recevables, incluant la saisie des dépôts et des factures
• Effectuer la saisie de données et le traitement des factures dans les logiciels comptables, notamment Invoice Ninja et QuickBooks
• Participer à la facturation ainsi qu’aux fermetures de mois et de trimestres
• Produire divers rapports financiers à l’aide des logiciels comptables
• Assurer le classement et l’archivage électronique des documents comptables et administratifs dans Gmail et Google Drive
• Préparer différents documents administratifs pour la direction
• Assurer la gestion de l’agenda et offrir un soutien administratif général
• Effectuer toute autre tâche connexe liée au poste

Skills

• Expérience significative dans un rôle administratif, idéalement avec des responsabilités liées à la comptabilité et à la paie
• Bonne maîtrise des outils Google, notamment Gmail, Google Drive et autres applications connexes
• Aisance avec les outils informatiques et bonne connaissance des logiciels comptables
• Expérience avec ADP Workforce ou facilité à apprendre rapidement ce type de plateforme
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail
• Capacité à gérer les priorités, à respecter les échéanciers et à travailler de façon autonome
• Discrétion, professionnalisme et bon esprit d'équipe
• Bonne capacité d'adaptation et méthodologie de travail structurée
• Excellente organisation et sens des responsabilités
• Expérience de travail avec des organisations autochtones ou dans le milieu des Premiers Peuples
• Expérience dans le secteur des technologies de l'information ou en agence numérique
• Expérience avec les outils d'intelligence artificielle ou intérêt marqué pour l'automatisation
• Connaissance des intégrations entre outils comptables (ex. Invoice Ninja, QuickBooks)

Company Overview